Jak wybrać narzędzie do elearningu?

Jeśli tworzysz eleanrning masz trzy wyjścia. Pierwsze korzystasz z jakiegoś narzędzia autorskiego. Drugie: twój LMS pozwala na budowanie w nim kursów. Trzecie: sam stworzyłeś sobie narzędzie, którego używasz do dostarczania szkoleń. Powstaje jednak pytanie, która z tych konfiguracji jest najlepsza i kiedy sprawia, że możesz efektywnie dostarczać skuteczne szkolenia?

Temat jest prawie tak samo trudny jak decyzja na temat tego, czy chcemy do pracy dojeżdżać samochodem, czy komunikacją miejską, a może lepiej zbudować własny rower. Każda z tych opcji ma niewątpliwe plusy, ale każda wiąże się z jakimiś ograniczeniami i w wielu wypadkach zależy od naszego podejścia.

Jak się do tego zabrać?

Zanim porwiemy się na tworzenia narzędzia własnoręcznie, albo wydamy górkę oszczędności na niezbędne dla naszego biznesu, rewolucyjne i koszące konkurencję narzędzie warto pochylić się nad problemem i przeanalizować kilka zasadniczych kwestii.

Kim jesteś?
Jaki masz budżet?
Co to za szkolenia?

Kim jesteś?

Pierwszym krokiem, który powinien pojawić się w tej analizie niemal naturalnie jest określenie własnych potrzeb, ewentualnie potrzeb organizacji, dla której narzędzie chcemy wybrać. Na nieszczęście nie jest to krok decydujący.

Tworzę szkolenia sam

Jeśli jesteś indywidualnym twórcą szkoleń, to z pewnością zależy Ci na tym żeby mieć dostęp do narzędzia, które będzie wspierało cały proces projektowania, tworzenia i dostarczania szkoleń.

W idealnym świecie miałbyś do dyspozycji narzędzie, które pozwalałoby możliwie szybko i bezboleśnie stworzyć przyzwoicie wyglądający materiał, a z drugiej strony da szerokie możliwości modyfikacji i indywidualizacji.

Dla osób początkujących w branży szkoleń online, lub dla indywidualnych trenerów, czy nauczycieli, którzy chcą tworzyć kursy na własne potrzeby bardzo ważne jest to, żeby móc to zrobić możliwie szybko, najlepiej na podstawie gotowych szablonów lub plików PowerPointa. Ważna jest też integracja narzędzia do podstawowej edycji grafiki, dźwięku i interakcji, a także możliwość tworzenia testów.

Indywidualni twórcy szkoleń, którzy realizują projekty na zlecenia najczęściej zmierzają w kierunku jednego konkretnego narzędzia i w miarę rozwoju własnych kompetencji dodają do niego własne elementy, skórki i rozszerzenia, które finalnie sprawiają, że dostarczane materiały kompletnie nie przypominają tych domyślnie „wypluwanych” przez wybrane narzędzie.

Co ciekawe wiele osób tworzących szkolenia pochodzi z branży internetowej i ma doświadczenie programistyczne zaobserwować można tworzenie własnych narzędzi. Wynika to poniekąd z stosunkowo wysokich kosztów zakupu programów autorskich, a z drugiej strony ich ograniczeń dotyczących interakcji i wyglądu.

Działam w większej (lub całkiem dużej) organizacji

Jeśli Twoje codzienne środowisko pracy nie ogranicza się do Ciebie samego, to każda decyzja wpływająca na projektowanie i tworzenie szkoleń online musi być tym bardziej przemyślana im większej ilości ludzi będzie dotyczyła.
Niestety każda zmiana wiąże się z kosztami, a im większej ilości ludzi dotyka, tym jest trudniejsza, a jej koszty rosną.

Jeśli mamy do czynienia z grupą specjalistów dostarczających materiały szkoleniowe nie możemy już patrzeć na narzędzie tak samo jak mogliśmy to zrobić w przypadku indywidualnego rzemieślnika. W dużych organizacjach od momentu zdefiniowania tego, co ma znaleźć się w szkoleniu do momentu wdrożenia go na platformę LMS mija czasami wiele miesięcy, a ilość osób biorących udział w przedsięwzięciu przekracza często 10.

Dużo nas do pieczenia chleba

Podstawową różnicą oprócz ilości osób, wielkości projektów i ich budżetu są także bardzo jasno zdefiniowane procesy i role. O ile te pierwsze nie powinny mieć (co nie znaczy, że nie mają) znaczenia dla wykorzystywanego narzędzia, o tyle role są krytyczne.
W przypadku dużych projektów szkoleniowych udział w nich biorą:

Kierownik Projektu (Project Manager)
Projektant Dydaktyczny (Instructional Designer)
eLearning Developer
Media Developer
Copy Writer
Ekspert tematyczny (Subject Matter Expert)

W takim przypadku narzędzie musi spełniać specyficzne wymagania każdej z tych osób, a więc jak widać nie będzie to jedno narzędzie. Każda z osób potrzebuje profesjonalnego narzędzia o wąskim zakresie zadań, które ma bardzo duże możliwości konfiguracyjne. Będziemy więc mieli do czynienia z bardzo dużą ilością indywidualnych narzędzi zestawionych zależnie od konkretnej roli w projekcie, zakresu odpowiedzialności i indywidualnych preferencji. Kompletnie innych narzędzi będzie używał projektant, a innych media developer. Wszyscy oni jednak muszą mieć możliwość wymieniania między sobą materiałów. Jeśli mamy więc podjąć decyzję na temat narzędzia autorskiego musimy wziąć pod uwagę nie tylko to, czego chciałby używać eLearning developer, ale także to, na jakim oprogramowaniu pracują inni członkowie zespołu. W odwrotnej sytuacji narzędzie autorskie developera może determinować to, jakie narzędzia zostaną wybrane dla innych członków zespołu.

Na poziomie dużej organizacji nie można sobie wiec pozwolić na zbyt pochopne podejmowanie decyzji dotyczącej narzędzi, bo wpływać to może na większą ilość osób, niż sami jego użytkownicy.

Strategia organizacji

Pierwszym kryterium organizacji powinna być jej strategia. Dokładniej rzecz biorąc oparta na sprawdzonym modelu biznesowym i specyficznych warunkach metoda dostarczania szkoleń. Taka strategia może mieć niezliczoną ilość czynników i składać się z tysięcy różnych zależności. Niemniej jednak powinny w niej występować następujące czynniki, które są kluczowe dla wyboru narzędzia.

Oprogramowanie do udostępniania szkoleń: LMS, LCMS, eCommerce CMS

W zależności od tego jakim oprogramowaniem do zarządzania szkoleniami online dysponujemy i jaki jest nasz model ich sprzedaży różne cechy oprogramowania będą dla nas krytyczne.

Każda organizacja ma dostęp do pełnego spektrum rozwiązań. Jedne zarabiają sprzedając rozwiązania B2B korzystając z dedykowanych każdemu klientowi platform LMS, a inne sprzedają swoje materiały na płytach DVD. Jeszcze inne opierają swój biznes na sprzedaży bezpośredniej (B2C) i jak Lynda.com, Eduweb.pl, czy Mepi.pl dostarczają ogromne ilości materiałów bezpośrednio klientom. Jeszcze inne nie korzystają z systemów zarządzania gotowymi szkoleniami, ale tworzą je z wykorzystaniem systemów LCMS. Niektóre (bardzo jest ich niestety niewiele) opierają swoje szkolenia na tematycznie zorientowanych źródłach i z jednej bazy treściowej generują dokumentację techniczną, materiały do szkoleń tradycyjnych (np. prezentacje PPT), a także szkolenia online.

Współpraca vs działania indywidualne

Kolejną istotną kwestią jest sama organizacja tworzenia szkoleń, a dokładnie rzecz mówiąc współpraca pomiędzy poszczególnymi osobami w projektach, a także samymi twórcami szkoleń.
Prędzej, czy później okazuje się bowiem, że ludzie tworzą bardzo podobne szkolenia. Pewne elementy się powtarzają, albo mogłyby się powtarzać, a to przekłada się wprost na wydajność produkcji. Ktoś więc wpada na pomysł stworzenia wspólnej biblioteki plików źródłowych, komponentów, elementów graficznych i wszelkich innych mediów. Możliwość zarządzania takimi bibliotekami jest niezmiernie ważna.
Poza tym równie istotna jest kontrola jakości szkoleń, a także możliwość dzielenia się projektami.

W chmurze vs na twardym gruncie

Kolejna strategiczna decyzja podczas wybierania narzędzia dla organizacji dotyczy tego, gdzie tak właściwie ma się znajdować nasza aplikacja. Czy ma to być standardowo zainstalowane oprogramowanie, a środowisko developerskie ma się ograniczyć do pojedynczej, konkretnej maszyny (Captivate, Storyline, Articulate), czy raczej wolelibyśmy pójść w kierunku aplikacji internetowej i umieścić wszystkie projekty w chmurze.

Aplikacja desktopowa

Zacznijmy od podejścia tradycyjnego, gdy oprogramowanie jest zainstalowane na komputerze developera.

Zalety:

szybkość działania,
możliwość przystosowania środowiska pracy do specyficznych potrzeb,
możliwość wykorzystywania skrótów klawiaturowych
niezależność od dostępu do sieci,
bardzo dobra integracja z innymi programami,

Wady:

niemożliwość pracy w przypadku awarii sprzętu/oprogramowania,
podatność na uszkodzenia plików projektowych,
utrudniony proces przeglądania i komentowania projektów,
trudno przenosi się projekty pomiędzy poszczególnymi osobami w projekcie,
konieczność kosztownych aktualizacji oprogramowania,

Aplikacja w chmurze

Jeśli strategicznie bliższa jest organizacji chmura, to tpomimo tego, że niektóre wady aplikacji desktopowych przekute są w zalety chmury, to mają one też swoje własne bolączki.

Zalety:

niezależność oprogramowania od platformy sprzętowej z jakiej korzystamy, wszystko czego potrzeba to przeglądarka,
możliwość łatwego przekazywania sobie projektów,
odporność na uszkodzenia plików projektowych,
bardzo łatwo przenosi się projekty pomiędzy poszczególnymi osobami w projekcie,
aktualizacje dokonywane w tle bez naszej ingerencji,

Wady:

brak możliwości skorzystania z oprogramowania w przypadku braku sieci, lub awarii serwerów po stronie dostawcy,
działanie wolniejsze niż w przypadku aplikacji desktopowej,
utrudniona edycja plików zewnętrznych (trzeba je pobrać, dokonać zmian i ponownie wysłać na serwer),
bardzo mała ilość skrótów klawiaturowych, co może irytować doświadczonych developerów,
brak możliwości dostosowania aplikacji

Czy potrafisz stworzyć własne narzędzie?

Wracamy więc do kwestii związanej z tym, czy narzędzie kupić, czy zrobić. Jeśli wychodzisz z branży webowej to zapewne naturalnym dla Ciebie podejściem będzie stworzenie narzędzia samemu, lub z wykorzystaniem dostępnych frameworków, czy projektów Open Source. Z racji tego, że rozwiązań idealnych nie ma, to również to nie jest super-perspektywiczne, bo jeśli nawet stworzysz własne narzędzie to nie wiadomo, czy Twoi przyszli pracownicy będą potrafili z niego korzystać.

Prawda jest taka, że bardzo mało ludzi dostępnych na rynku pracy będzie z jednej strony zaawansowanych w narzędziach webowych na tyle, żeby przeprogramować sobie kawałek interakcji, czy animować elementami szkolenia „z palca”, a jednocześnie potrafić tworzyć skuteczne szkolenie online. Żeby tego dokonać będziemy potrzebowali przesunięcia w obowiązkach. Instructional designer projektujący szkolenie będzie musiał przejąć część odpowiedzialności developera, zwłaszcza w zakresie rozmieszczenia elementów ich działania i specyficznych akcji, tak, żeby przekazać bardzo konkretne informacje osobie, która będąc specjalistą od jakiejś technologii np. HTML5 i JS będzie w stanie to zaprogramować.

Pułapka własnego rozwiązania

Decydując się na coś własnego trzeba być jednak bardzo ostrożnym. Wiele organizacji podejmuje bowiem decyzję o tym, że wolą stworzyć coś swojego porównując się do produktów obecnych na rynku. Oczywiście jest to dobre podejście, ale często do porównania staje plik z prezentacją w PowerPoincie, który nie ma kompletnie nic wspólnego z realnym produktem home-made i problemami, na które natrafi się przy jego tworzeniu, a później używaniu.

Z seniorami vs z juniorami

Kolejna kwestia organizacyjna, to ludzie, a dokładnie osoby zajmujące się tworzeniem szkoleń. Jeśli zarządzasz organizacją to w zasadzie powinien być twój największy problem, bo tak faktycznie to właśnie w tym miejscu najwięcej wydajesz i najwięcej zarabiasz.

Czy łatwo znaleźć takiego specjalistę?

W kontekście narzędzi sytuacja w Polsce jest aktualnie trochę absurdalna. Łatwiej jest bowiem znaleźć kogoś, kto na podstawie naszej specyfikacji narzędzie stworzy, niż kogoś, kto ma duże doświadczenie w wybranym przez nas narzędziu. Na rynku pracy prawie nie występują osoby, które w swoich CV mają np. pięcioletnie doświadczenie w korzystaniu z Adobe Captivate. Znajdziemy natomiast takie, które bardzo dobrze programują w AS3 i to, co wypluwa z siebie Captivate są w stanie bez problemu zaprogramować. Problem w tym, że musimy im powiedzieć co chcemy uzyskać.

Musimy więc sobie odpowiedzieć na podstawowe pytanie Czego da się nauczyć szybciej elearningu czy narzędzia?

UWAGA!

Doświadczony Developer znających technologie webowe zawsze będzie skłaniał się w kierunku własnego rozwiązania, bo ono da mu pełną kontrolę nad tym, co tworzy.

Ile masz pieniędzy?

Kolejnym kryterium oceny jest oczywiście budżet. To ile mamy pieniędzy determinuje jakie narzędzie możemy kupić, a jeśli zdecydowaliśmy się na własne narzędzie, czy stać nas na narzędzie autorskie, czy raczej będziemy programować nasze szkolenia „z palca”.

Kompletny brak kasy

Najłatwiejszą odpowiedzią przy braku budżetu jest oczywiście Daj sobie spokój. Dużo w tym prawdy, ale nie jest tak tragicznie. Jeśli kompletnie nie masz pieniędzy, a chcesz stworzyć szkolenie, które da się sprzedać możesz:

jeśli potrafisz zaprogramować je sam (np. w HTML5 + CSS3 + jQuery)
wykorzystać darmowe narzędzia autorskie

Zakładając, że potrafisz szkolenie zaprogramować sam pojawia się pytanie ile masz czasu i jakie są szczegółowe wymagania. Bez nich raczej nie znajdziesz odpowiedzi. Musisz jednak wiedzieć, że wykorzystanie darmowego narzędzia autorskiego raczej nie przysporzy Ci chwały na polu szkoleń online, a branża może zacząć wytykać Cię palcami, bo pierwsze co zobaczą to darmowa wersja np. iSpring-a. Na szczęście dla Ciebie powinien liczyć się klient i jego odbiór elearningu. Jeśli szkolenie jest angażujące i dobrze zrobione, to w zasadzie o narzędziu się zapomina.

UWAŻAJ!

Nie daj się nabrać na wersje 30-dniowe. Większość z nich nie daje na wyjściu możliwości eksportu pełnego szkolenia, dodaje znak wodny, lub po prostu informację, że szkolenie stworzone jest w wersji Trial.

Mało kasy

Jeśli masz mało pieniędzy, ale na tyle dużo, że stać Cię na jakieś narzędzie poszukaj tych, które są dostępne online. Przeważnie nie kosztują dużo, a da się w nich zrobić całkiem sporo. Możesz się też pokusić o oprogramowanie desktopowe w modelu subskrypcyjnym. Płacisz za miesiące, kiedy oprogramowanie jest Ci faktycznie potrzebne. Zakładając, że szkolenie projektujesz i dostarczasz sam w ciągu 3 miesięcy, na sam development potrzebujesz miesiąc, więc na taki właśnie okres wykupujesz subskrypcję.

Dużo kasy

Jeśli masz dużo pieniędzy, to nie masz się co zastanawiać, tylko zacząć projektować własne narzędzie. Dlaczego? Otóż żadne narzędzie na rynku nie zapewnia elastyczności, która pozwoli Ci zrobić wszystko co przyjdzie Ci do głowy. Poza tym jeśli masz dużo kasy, to chcesz mieć jej jeszcze więcej, a co za tym idzie nie tolerujesz ograniczeń, ustępstw

Co to za szkolenie?

Ostatnim kryterium, co wcale nie znaczy, że mniej ważnym jest to jakie szkolenia chcesz dostarczać. W zasadzie równie dobrze możesz właśnie od tej części zacząć, ale nie ma to znaczenia, bo i tak czekają Cię pozostałe.

Jeśli masz plan na dostarczanie różnych szkoleń, będzie Ci zależało na uniwersalności rozwiązania. Jeśli chcesz być naprawdę uniwersalny to od razu zapomnij o jednym rozwiązaniu, bo takiego jeszcze nikt nie wymyślił. Jednak jeśli jesteś w stanie zdefiniować kilka typów materiałów jakie chcesz dostarczać swoim klientom zastanów się nad następującymi kryteriami:

Jak powinny wyglądać moje szkolenia?
Jakie treści chcę dostarczać i w jakiej formie?
Czy moje szkolenie ma spełniać specyficzne wymagania techniczne?
Czy moje szkolenie ma spełniać jakieś standardy?
Czy mam szczególne wymagania co do środowiska działania? (np. urządzenia mobilne)
Czy mam szczególne wymagania co do dostępności?
Czy szkolenia mają być tłumaczone na inne języki?
Jak często planowane są aktualizacje szkolenia?
Czy szkolenie ma być wyposażone w API?

Podsumowanie

Zastanowienie się nad wymienionymi trzema aspektami doboru narzędzi, a także podjęcie próby odpowiedzenia na zadane pytania powinno dać Ci właściwe podstawy do przeprowadzenia własnej oceny dostępnych narzędzi i wybrania takiego, które będzie idealne dla Twoich potrzeb.

Na dzień dzisiejszy większość gotowych narzędzi autorskich nie wspiera tworzenia efektywnych szkoleń online, opierają się raczej na założeniu, że szkolenie ma być importowane z PowerPointa lub ma się opierać na udostępnionych szablonach. Pomimo prób podejmowanych przez różnych specjalistów (Michael Allen i jego ZebraZapps) ciągle rządzą interakcje ograniczone do klikania przycisku Dalej i odpowiadania na quizy z pytaniami wielokrotnego wyboru. Myślę jednak, że przyszedł czas na pokazanie jakości w szkoleniach i wyciśnięcia z narzędzi ostatnich soków.

Potrzebujemy dyskusji o samych narzędziach. Wymagają one bowiem przebudowy i to przebudowy na poziomie ideologicznym. Wyjścia z lat ’90 ubiegłego wieku i udanie się w kierunku otwartych, angażujących i szlachetnych merytorycznie treści.

autor: narzedzia elearning wybor kryteria