Jeśli wiecie już, czemu ma służyć wasza platforma do spotkań online lub webinarów i jak będziecie z niej skorzystać, czas przyjrzeć się funkcjonalnościom, które będą Wam najbardziej odpowiadać.

W zależności od tego, czy będziecie przez taką platformę szkolić zespół, odbywać spotkania z klientami, prezentować produkt czy odbywać webinary lub wykłady, warto zastanowić się i wybrać produkt jak najlepiej dopasowany do potrzeb. Oto krótka “checklista”, którą warto wykorzystać przy wyborze oprogramowania:

Podstawowe funkcje spotkań:

Chat video

Wbrew pozorom nie każda platforma oferuje możliwość korzystania z kamery podczas spotkania, chociaż coraz więcej dostawców wprowadza już taką możliwość. Warto zwrócić uwagę na to, ile osób może jednocześnie korzystać z kamery i jaka jest jakość transmisji video.

Opcje czatu tekstowego

Czat prywatny między wybranymi uczestnikami przydaje się do poufnych rozmów, a funkcja moderacji czatu – kiedy chcemy mieć kontrolę nad dyskusją podczas spotkania. Automatyczne tłumaczenie czatu na inne języki przyda się podczas spotkań międzynarodowych.

Nagrywanie spotkania

To bardzo ważna opcja, jeśli chcemy mieć możliwość wracania do spotkań lub udostępniania nagrań tym, którym nie udało się dotrzeć na spotkanie. Sprawdźcie nie tylko czy można nagrywać spotkanie w ogóle, ale również w jakim formacie i czy można przechowywać nagrania w koncie oraz ściągać je na dysk.

Opcje prezentacji:

Udostępnianie dokumentów, aplikacji i pulpitu

To jedna z podstawowych funkcjonalności, dlatego wiedząc, jakie spotkania będziecie prowadzić, sprawdźcie, jakie pliki można udostępniać oraz jakie narzędzia dostępne są podczas prezentacji – czy można zaznaczać tekst, pisać po prezentacjach, robić adnotacje? Czy można udostępnić innym uczestnikom pulpit swojego komputera? Czy łatwo udostępnić stronę internetową bezpośrednio z pokoju konferencyjnego?

Whiteboard

Tablica robocza to jedna z podstaw szkoleń online – przyjrzyjcie się, ile można z jej pomocą zrobić i jakie są dostępne narzędzia: czy można łatwo pisać, rysować, zaznaczać, ładować zdjęcia, etc.

Zarządzanie uczestnikami:

Nadawanie uprawnień

Zwróćcie uwagę na to, w jakim zakresie możliwe jest dawanie uprawnień uczestnikom przez organizatorów lub prezenterów – na przykład udzielanie głosu czy nadawanie w trakcie spotkania uprawnień prezentera. Czy uczestnicy mają opcje zgłaszania chęci zadania pytania (czyli po prostu podnoszenia ręki) etc.? A jeśli planujemy organizowanie kameralnych spotkań biznesowych, czy wszyscy mogą mówić jednocześnie?

Przekazywanie kontroli nad klawiaturą/myszką

To funkcjonalność przydatna na przykład przy prezentacji oprogramowania czy podczas szkoleń, więc warto zorientować się, czy możemy przejąć kontrolę nad komputerem innego uczestnika – lub przekazać mu kontrolę nad naszym.

Proces zapraszania i przypomnienia

Platformy do spotkań online oferują różne sposoby zapraszania uczestników, więc warto na to również zwrócić uwagę – np. czy dostępna jest w koncie lista kontaktów lub lista wszystkich uczestników poprzednich spotkań, czy zaproszeni otrzymują wiadomość z plikiem zapisu do kalendarza systemowego, wreszcie czy system przesyła przypomnienia o webinarach i spotkaniach. Fajną opcją jest też możliwość udostępniania linku do spotkania na portalach społecznościowych, np. na Facebooku czy LinkedIn.

Ważna jest też możliwość zabezpieczania pokoju hasłem, jeśli chcemy, by nikt niepowołany się na nie nie dostał. Miłym akcentem jest też wysyłanie podziękowania uczestnikom po spotkaniu i możliwość oceny spotkania przez użytkownika.

Najlepiej przetestować program w tej kwestii zanim dokonamy zakupu abonamentu, bo niedopracowany system zaproszeń może się okazać zmorą organizatora spotkań.

Personalizacja pokoju konferencyjnego:

Możliwości jest kilka. Niektóre platformy umożliwiają graficzne dostosowanie pokoju do marki (to robi wrażenie na klientach 😉 ), personalizację linku do pokoju (tak, by był łatwy do zapamiętania), oraz osadzenie pokoju na stronie internetowej lub blogu.

Dla zaawansowanych: Udostępnione API Czyli krótko mówiąc: możliwość dostosowywania platformy do własnych potrzeb czy też integrowanie jej z systemami CMS lub CRM.

Jak już pisałam, warto skorzystać z okresu próbnego, jeśli wybrana przez nas platforma taki oferuje. „W praniu” okaże się, czy spełni nasze oczekiwania i będzie nam dobrze służyć.

za pomocą Jak wybrać platformę do spotkań online? Część 2 | Piotr Peszko – elearning, szkolenia, projektowanie.